FAQ

1. Arhivarea electronica a documentelor este pentru orice companie/ institutie/ organizatie?

Arhivarea electronica presupune transformarea documentelor fizice in documente digitale (fisiere), organizate astfel incat sa fie usor de gasit si accesat, oricand este nevoie, pe computer. Avantajele arhivarii electronice sunt optimizarea managementului documentelor, acces facil la documente si posibilitatea transmiterii prin mediul virtual (email) a documentelor. 

In companii din diferite domenii de activitate, in institutii, muzee sau diferite organizatii, unde informatia circula prin intermediul documentelor, arhivarea electronica este modul prin care se reduce semnificativ o buna parte din timpul de lucru alocat manevrarii documentelor si in acelasi timp, se faciliteaza accesul la informatia dorita.

In plus, se previne deteriorarea documentelor importante. De exemplu, intr-o companie statele de salarii trebuie pastrate 50 de ani, conform legii. In format fizic exista sanse mari sa se deterioreze, insa in format digital acest risc practic se elimina.

Deci, arhivarea electronica este pentru orice companie/ institutie/ organizatie care se bazeaza pe documente pentru a transmite/ pastra informatii importante si are nevoie sa gestioneze eficient aceste documente – sa le acceseze oricand, rapid, din diferite sedii/ birouri.

 

2. Ce etape presupune procesul de arhivare electronica?

  1. Analiza arhivei fizice si a arhivei de documente electronice (suport vizual)
  2. Scanarea cu echipamente performante si captura datelor din unitati arhivistice. O unitate arhivistica este un element component al unui fond sau unei colectii arhivistice, care se individualizeaza prin continutul si forma sa si care ocupa o pozitie distincta in instrumentul de evidenta a fondului sau colectiei. Iar fondul arhivistic reprezinta totalitatea documentelor create pe parcursul activitatii sau existentei persoanelor juridice sau fizice, indiferent de suport.
  3. Indexarea informatiei care a fost scanata si preluata electronic (dupa cuvinte cheie sau continut)
  4. Stocarea si arhivarea informatiilor intr-un mediu electronic, in conditii perfecte de securitate si usor de accesat.
  5. Training initial (si suport 1 an de zile) pentru utilizarea sistemului de management al documentelor electronice.

 

3. Arhivare fizica sau arhivare electronica?

De la 1 ianuarie 2016 s-au modificat reglementarile legislative privind arhivarea documentelor financiar-contabile. Astfel, nu mai este necesara pastrarea si in format fizic a anumitor documente, aspect care era obligatoriu pana la data mentionata.

Conform OMFP 2634/2015, articol 36:

“Entitatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.

Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.

In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.

In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie de necesitatile entitatii sau la cererea organelor de control.”

Documentele financiar contabile pot fi arhivate si de catre operatori economici autorizati pentru prestarea de servicii arhivistice.

Conform OMFP 2634/2015, articolul 37:

“Documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice. Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii beneficiare.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitatile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.”

 

4. Ce documente se pot arhiva electronic?

Se pot arhiva electronic orice documente care necesita accesari frecvente si transmitere prin mediul virtual:

  • Documente financiar-contabile (state salarii, borderouri, fise, registre, jurnale, facturi, note de receptie si constatare diferente, bonuri de predare, transfer, restituire, dispozitii de livrare, chitante, extrase de cont etc.)
  • Documente de personal  (contracte de munca, acte de studii, declaratii privind protectia muncii, minuta de informare/angajare, fise medicina muncii, fise post, deciziile de suspendare, deciziile cu privire la contractul de munca, adeverinte salariat, alte cereri etc.)
  • Proiecte si planuri, formate mari (planuri arhitecturale, planuri de casa, caiete de sarcini etc.);
  • Carti vechi, documente legate (documente istorice etc.);
  • Dosare medicale, fise de pacient, analize etc;
  • Contracte, alte documente juridice si comerciale;

 

5. Care sunt beneficiile tangibile ale arhivarii electronice a documentelor, pentru o companie/ institutie/ organizatie?

  1. Cresterea productivitatii angajatilor, eliminand timpul de cautare a documentelor
  2. Cresterea satisfactia angajatilor, prin asigurarea timpului pentru activitatile care conteaza
  3. Reducerea spatiul necesar stocarii documentelor si eliberarea spatiilor din birouri/sedii
  4. Reducerea costurilor cu depozitarea dosarelor si documentelor;
  5. Automatizarea procesele interne si optimizarea activitatii in department/companie, asigurand  acces rapid la informatie din orice locatie;
  6. Eliminarea riscului de deteriorare a documentelor, respectiv pierdere a informatiilor importante.